Un e-mail formel est une correspondance électronique d'ordre professionnel, commercial ou administratif : à la différence d'un e-mail que vous envoyez à une connaissance, il est encadré par certaines règles. Notez que nous ne parlons pas ici de correspondances internes à une entreprise : celles-ci répondent le plus souvent à des usages propres à chaque société.
Une correspondance de pro : sobre, concise, directe
1. Utilisez une adresse mail neutre, à résonance professionnelle : elle doit être une variante de votre nom réel et non un pseudonyme ou un surnom. Adieu "lezouzoudu34@yahoo.com", que vous réserverez désormais à vos proches, et place à "Pierre_Dupont@gmail.com" !
2. L'objet de votre e-mail : rédigez un titre court et précis. Il doit refléter le sujet et le contenu de votre courriel. Vous pouvez tout à fait utiliser un mot-clé, ce qui aura l'avantage d'attirer l'attention du destinataire ; par exemple, "Votre annonce du 6 septembre 2022" : court, ce titre permet au lecteur de savoir immédiatement à quoi s'attendre grâce à la présence d'un mot-clé.
3. Pour débuter votre message, utilisez une formule de politesse appropriée : "Monsieur", "Madame", "Maître", etc.
Si vous connaissez le nom du destinataire, utilisez-le : "Madame Y", "Monsieur X", "Maître Durand".
Si vous ne connaissez pas le sexe de votre interlocuteur, optez pour "Madame, Monsieur".
N'interpellez jamais le destinataire par son prénom uniquement.
Vous pouvez faire précéder le titre par "Bonjour" : "Bonjour Madame X", dans notre exemple.
Enfin, faites suivre la formule de politesse d'une virgule.
4. Le premier paragraphe est généralement utilisé pour présenter la raison de votre e-mail, il se doit d'être très bref : "Je m'appelle Pierre Dupond. Je vous contacte au sujet de votre annonce de services trouvée sur le site Z" ; cela permettra au destinataire de vous situer parmi ses activités. Il se peut que vous répétiez en partie l'objet du courriel ici, ce n'est pas grave, et c'est même normal !
5. Rédigez ensuite votre message complet en allant droit au but. L'e-mail est un écrit direct dans lequel on ne tergiverse pas, on n'hésite pas à nommer les choses, les personnes ou les faits, on ne se répète pas : bref, on ne tourne pas autour du pot ! Vous devez conserver l'attention du lecteur et éviter toute confusion. Dans l'idéal, construisez votre texte en paragraphes qui correspondront chacun à un thème.
6. La règle des 5 : votre e-mail ne doit pas dépasser 5 paragraphes (y compris le premier, l'introduction) et chaque paragraphe ne doit pas comprendre plus de 5 phrases.
Sautez une ligne entre chaque paragraphe.
Ne cherchez pas à utiliser des astuces issues des traitements de texte, autres que les fonctions de base.
Bannissez le langage familier, utilisez un langage plus professionnel.
7. Pour terminer votre message, utilisez une formule de politesse appropriée : "Cordialement" est la plus courante, mais vous pouvez opter pour d'autres formules dès lors qu'elles sont courtes et adaptées au destinataire du courriel : "Sincères salutations", "Salutations distinguées" ou "Salutations cordiales". Faites toujours suivre d'une virgule.
8. Signez avec votre prénom + nom complets. Si vous avez un titre professionnel (par exemple docteur en pharmacie, directeur des ventes), précisez-le sous votre nom et ajoutez, le cas échéant, le nom de l’entreprise pour laquelle vous travaillez.
Et comme à l'accoutumée, pensez à vous relire pour corriger les éventuelles fautes de grammaire, de conjugaison et d’orthographe.