Petit à petit, le mail de motivation prend le pas sur la traditionnelle lettre de motivation. Plus moderne, il répond néanmoins à certaines exigences qui, sous peine de n'être pas respectées, peuvent avoir de lourdes conséquences et déboucher, par exemple, sur le rejet immédiat de votre candidature.
Dans le cadre du dépôt de candidature à un emploi, l'utilisation du mail de motivation rend l'exercice fondamentalement différent de ce qu'il est lorsque vous vous appuyez sur une lettre de motivation :
pour mémoire, dans le cas de la lettre, le recruteur lit le CV en premier ;
dans le cas du mail, l'employeur ne lira votre CV en pièces jointes qu'après avoir pris connaissance de la raison pour laquelle vous communiquez avec lui, pourquoi votre mail se trouve dans sa boîte de réception ; il découvrira donc votre motivation en premier.
Par conséquent, dans la mesure où un tri préalable s'effectue toujours après le premier document lu, quel qu'il soit, vous avez tout intérêt à faire bonne impression avec votre mail.
Nos recommandations :
1) Le mail de motivation fait office de lettre et doit être accompagné uniquement de votre CV : ne mettez donc pas de lettre de motivation en pièces jointes, qui ferait doublon.
2) Le mail de motivation ne comporte pas d'en-tête : le recruteur trouvera vos coordonnées sur votre CV et, pour certaines d'entre elles, dans la zone de signature.
3) Le motif de votre correspondance et/ou les références relatives à une offre se trouvent dans la rubrique "objet du mail".
4) Votre mail de motivation doit contenir des paragraphes bien identifiés, toujours sous la forme VOUS-JE-NOUS, séparés chacun par une ligne vide : on garde ici la structure recommandée de la lettre de motivation traditionnelle.
5) Le mail de motivation est un document moderne, il en adopte donc les codes, à commencer par une grande concision : soyez court, pas plus de 7 à 10 lignes (hors lignes vides de séparation). Les phrases sont brèves et dépouillées de toute tournure inutile.
6) Malgré tout, votre mail de motivation ne doit être constitué que de phrases bien construites, en bon français, sujet, verbe, complément(s), et sans faute d'orthographe.
7) Le mail de motivation permet d'utiliser facilement différentes polices d'écriture, néanmoins n'en utilisez qu'une, la plus sobre possible, sans pour autant vous limiter forcément à l'Arial.
8) De même, les possibilités mises à votre disposition par l'outil numérique ne doivent pas conduire à l'usage intempestif des couleurs, du souligné ou du gras ; les fonds de mail et les émoticônes sont interdits dans un mail de motivation.
9) Les formules de politesse doivent être courtes et modernes : exit les "veuillez agréer, …" !
10) La signature numérique de votre mail de motivation revêt une importance capitale, mettez toute votre énergie pour la dynamiser : prénom + nom, bien sûr, mais aussi téléphone, adresse mail, lien vers votre profil LinkedIn, pourquoi pas vers votre blog si vous en tenez un, votre Twitter, etc.
11) Votre mail de motivation ne sera pris au sérieux que s'il est émis depuis une adresse mail sérieuse ! Si ce n'est déjà fait, créez d'urgence une adresse mail pro contenant votre prénom et votre nom. Utilisez si possible la messagerie Gmail, gage de professionnalisme.