La correspondance écrite est définie par certaines règles conventionnelles qu'il faut respecter sous peine de n'être pas pris au sérieux par le destinataire du courrier, voire pas lu.
Quelles sont les principales bases auxquelles il faut se conformer ?
Une lettre est composée de deux zones principales : l'en-tête et le corps de la lettre.
- L'en-tête comprend :
vos coordonnées : nom, prénom, adresse, éventuellement téléphone et adresse mail ; d'autres renseignements peuvent y être ajoutés selon le type de lettre, par exemple un lien vers votre profil professionnel sur un site d'emploi (LinkedIn par exemple) ;
les coordonnées du destinataire ;
la date de l'envoi ;
les éventuelles références (objet du courrier, n° d'offre d'emploi, ...) ;
ces zones sont disposées comme sur l'illustration suivante :
⚠ La date peut également être placée au-dessus du bloc "destinataire".
- Le corps de la lettre commence toujours par une formule de politesse, si possible adaptée au destinataire : "Madame", "Monsieur", "Monsieur X", "Madame la Directrice", etc. En cas de doute (nom de la personne, son sexe, son poste), il faut s'assurer de ne pas froisser celui ou celle à qui le courrier est adressé, par exemple avec une faute d'orthographe dans son patronyme ; au pire, mieux vaut opter pour le passe-partout "Madame, Monsieur".
Le corps de la lettre permet de développer l'argumentaire : pour être bien compris par le lecteur, il faut faire des phrases en bon français, si possible simples, courtes et bien orthographiées, construites autour de paragraphes bien identifiés par des sauts de lignes.
La dernière phrase sert à prendre congé, selon des formules qu'on pourrait qualifier de désuètes, mais toujours d'usage dans la correspondance traditionnelle, à la différence des emails où elles ont été modernisées : "Veuillez agréer ...", "Je vous prie de recevoir ...", par exemple. On y reprend impérativement les termes utilisés dans la formule d'appel : par exemple, si la lettre commence par "Madame, Monsieur", la dernière phrase ressemblera à "Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mon profond respect."
C'est fait ! La lettre est quasiment terminée ! Il ne reste plus qu'à la signer, après l'argumentaire et la formule de politesse, à droite. Dans le cas où le courrier serait accompagné de documents annexes, le notifier tout en bas à gauche : "PJ : Annexe" (indiquer le nom du document ou le nombre de feuillets joints).
Timbrez, postez, le tour est joué !