Les motifs de possible mécontentement sont très nombreux : tapage nocturne, facturation sans fondement d'un service, remise en question du plan d'urbanisme à votre désavantage, désaccord concernant des sommes qui vous sont dues, ... Nous nous heurtons tous, régulièrement, à des dysfonctionnements, des négligences, des erreurs volontaires ou pas, ou à un non respect des engagements contractuels, et nous sommes obligés de rédiger des lettres de réclamation afin de tenter d'obtenir gain de cause.
Les lettres de réclamation figurent parmi les courriers les plus difficiles à rédiger. Pour bien réussir à exprimer vos doléances, n’oubliez pas ceci : il ne s'agit pas de vous défouler sur la personne, le service ou la société qui vous pose un problème. Une lettre écrite de manière plus "diplomatique" permet souvent de trouver de meilleurs compromis, acceptables pour les deux parties.
-Soyez précis (dates, objet de la réclamation, références client, ...) afin de permettre à votre interlocuteur de bien situer l'origine du contentieux.
-Soyez bref : une description courte et précise aura plus de chance d'être lue qu'une longue dissertation.
-Écrivez dans un langage compréhensible : soignez votre grammaire et votre syntaxe.
-Chassez les fautes d'orthographe.
-Respectez votre interlocuteur, restez poli(e) et vouvoyez-le.
-Respectez les règles communes de présentation d'une lettre officielle.
-En cas de doute, n'hésitez pas à nous consulter, notamment via notre site DG CONSEIL.
Une fois la lettre rédigée, passez à la mise sous pli :
▶Joignez des documents ou justificatifs, mais utilisez exclusivement des copies et conservez toujours les originaux.
▶Conservez toujours un double du courrier que vous envoyez afin de pouvoir le confronter à la réponse qui vous sera faite.
L'envoi de votre courrier doit se faire par lettre recommandée avec avis de réception. Ce sera la preuve que son destinataire a bien reçu votre réclamation. Enfin, évitez de traiter par e-mail : c’est moins direct, moins contraignant pour la partie adverse, et les contours juridiques n’en sont pas encore clairement définis.